โดย คุณชไมพร ตันติวงศ์
ผู้จัดการทั่วไปฝ่ายซัพพลายเชนและพัฒนาธุรกิจ
บริษัท เบอร์ลี่ ยุคเกอร์ โลจิสติกส์ จำกัด

         โลกในยุคโลกาภิวัฒน์ ด้วยเทคโนโลยีสมัยใหม่นั้น เปรียบเสมือนการย่อโลกมาอยู่ในมือคุณทำให้เห็นภาพมุมมองต่าง ๆ จนเกิดเป็นธุรกิจไร้พรมแดนอย่างเช่นทุกวันนี้ ชีวิตเต็มไปด้วยการแข่งขันซึ่งท่านไม่สามารถปฏิเสธได้เลย และมีผลกระทบต่อผลกำไรของท่านอย่างน่าใจหาย การผูกขาดสินค้าก็ทำได้ยากขึ้น ดังนั้นการนิ่งเฉย หรือการทำงานเช่นเดิม หรือเหมือนเดิมทุกวันโดยปราศจากเป้าหมายและความท้าทายจะทำให้ท่านกลายเป็นผู้ตามที่ไร้อันดับ แต่ยังไม่สายเกินไปหากผู้บริหารที่มีความคิดทันสมัยรู้จักนำเครื่องมือหรือวิธีการมาใช้ เพื่อสนับสนุนการทำงานให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลให้กับธุรกิจก็จะเกิดผลกำไรที่มากขึ้นตามแผนงานที่วางไว้

Supply Chain คือทางออกของธุรกิจสมัยใหม่ในการบริหารต้นทุนให้แก่องค์กรของท่าน

           Supply Chain (โซ่อุปทาน) คือ การจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่เชื่อมโยงระหว่างทุก ๆ ฝ่ายภายใต้โซ่อุปทาน โดยเน้นการสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับพันธมิตรทางธุรกิจ ซึ่งมีผลประโยชน์ในรูปแบบต่างตอบแทนซึ่งกันและกัน โดยมใช้กลยุทธ์แบบ (WIN-WIN Business Strategy หรือ Collaboration หรือ Relationship Management) มีขอบเขตครอบคลุมในกิจกรรมต่าง ๆ เช่น การจัดการสั่งซื้อ การจัดการวางแผนพัฒนาและการผลิตสินค้า การบริหารคลังสินค้า การให้บริการจัดการส่งมอบสินค้าและการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ เป็นต้น
โซ่อุปทานเป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่ช่วยสร้างกำไรจากทุก ๆ หน่วยของยอดขายที่เพิ่มขึ้น ดังนั้นหากท่านต้องการจะนำโซ่อุปทานมาใช้กับธุรกิจ ท่านจะต้องเข้าใจและสามารถตอบคำถามข้างล่างนี้ได้

• โซ่อุปทานคือ อะไร? (What is Supply Chain Management)
• ทำไมเราต้องใส่ใจเรื่อง “โซ่อุปทาน” ? (Why should I have to concern about SCM?)
• เรา หรือ บริษัทฯ จะได้รับประโยชน์อะไร ? (What benefits direct to my company or myself?)
• เมื่อไรจึงสมควรดำเนินการเรื่อง SCM นี้ ในบริษัทฯ (When do I have to implement of SCM?)
• ใครบ้างในบริษัทฯ จะต้องเกี่ยวข้อง และจะต้องใช้เครื่องมืออะไรบ้าง ? (Who is involved and What kind of resources needed?)

1. หลักการที่แท้จริงของ Supply Chain

คือการลดต้นทุนขององค์กร ซึ่งต้องทำความเข้าใจเพื่อจะนำไปปฏิบัติให้ถูกต้องและไม่หลงประเด็นโดยกิจกรรมหลักดังนี้

1.1 การจับคู่ทางธุรกิจ (Business Matching) ในที่นี้ขึ้นอยู่กับคู่ค้าของท่านว่าเป็นใครหากเลือกได้คู่ค้าที่เข้าใจโลกของธุรกิจ และรู้เรื่องการจับมือและโตไปด้วยกันเปรียบเสมือนมองตาก็รู้ใจ ก้นับว่าท่านโชคดี ไม่ต้องเหนื่อยมาก แต่จะหาจากที่ไหนในโลกนี้ ผู้เขียนยอมรับว่ายังพอหาได้แต่น้อยเต็มที เนื่องจากผู้ปฏิบัติงานส่วนใหญ่ขาดทักษะที่ถูกต้อง มุ่งเน้นที่ผลงานของตนเป็นส่วนใหญ่ โดยลืมไปว่าหากบีบอีกฝ่ายให้ตายไปเพื่อผลงานตนฝ่ายเดียว จะหาใครมาให้บริการท่านได้ ในที่นี้หมายถึงทั้ง Customer และ Supplier เป้นต้น หากมีลูกค้าที่ดีอยู่แล้วให้ถนอมรักษาไว้ให้อยู่กับเรานาน ๆ เพราะการหาลูกค้าใหม่มีต้นทุนสูงกว่าการรักษาลูกค้าเก่า

1.2 การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ (Technology Information System) การนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในกิจการเพื่อลดการผิดพลาด และเพิ่มความรวดเร็วในการสั่งซื้อสินค้า การรับสินค้า การรับคำสั่งซื้อโดยการเชื่อมโยงด้วย EDI หรือ Internet จัดส่งสินค้าให้ลูกค้าในเวลาที่ลูกค้าต้องการ การตัดสต็อคสินค้าโดยทันทีที่ของขึ้นรถขนส่ง (Real Time) การบริหารสินค้าคงคลัง การบริหารเส้นทางการขนส่ง รวมถึงการเก็บข้อมูลสถิติ การประเมินและวัดผลการปฏิบัติงาน การจ่ายเงินให้ Suppliers เป้นต้น ทั้งนี้ต้องคำนึงถึงขนาดของหน่วยงาน และปริมาณกิจกรรมโดยรวมของธุรกิจของท่านและงบประมาณเป็นหลัก อย่าให้เหมือนสุภาษิตโบราณ “ขี่ช้างจับตั๊กแตน” เป็นอันขาด

1.3 การบริหารโครงสร้างการเปลี่ยนแปลง (Management of Structural Change) ท่านจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงโครงสร้างในการบริหารหน่วยงาน โดยเพิ่มหน่วยงานนี้เป้นการชั่วคราว หรือถาวรก็แล้วแต่ขนาดของหน่วยงาน และปริมาณงานที่จำเป็นต้องทำ ว่ามีมากน้อยเพียงใด แต่จะต้องมีการแต่งตั้งและสนับสนุนที่ชัดเจนจากผู้บริหารระดับสูง เพื่อให้ผู้ที่มาทำงานด้านนี้มีความสามารถที่จะติดตามงานที่มอบหมาย และแก้ไขอุปสรรคต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นให้บรรลุวัตถุประสงค์ของบริษัทฯ หากไม่มีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง การบริหาร 360 องศาก็จะไม่เกิดขึ้น แต่จะเป็นเพียง 180 องศา

1.4 การปรับปรุงกระบวนการจัดการให้มีประสิทธิภาพ (Operational Process Improvement) กระบวนการทำงานแบบดั้งเดิมจะต้องมีการเปลี่ยนแปลง เพราะไม่มีวิธีการทำงานใด ๆ ที่ดีที่สุด ในบางครั้งวิธีการหนึ่งอาจจะเหมาะสมกับช่วงเวลานั้นและข้อมูลในขณะที่เริ่มต้น แต่เมื่อเวลาผ่านไปพนักงานต่างมีความชำนาญขึ้น ขั้นตอนบางอย่างอาจไม่จำเป็นต้องทำต่อไปแล้วจึงควรหันกับมามองตัวเอง หรือทบทวนหน่วยงานของท่านให้ลดขั้นตอนที่ไม่เกิดมูลค่าเพิ่ม และทำให้กระบวนการสั้นลงและง่ายขึ้น โดยหากให้ลูกน้องผู้ที่รับผิดชอบอยู่ร่วมแสดงควมคิดเห็น ท่านจะสามารถค้นพบสิ่งมหัศจรรย์ที่เกิดขึ้นในหน่วยงานได้อย่างไม่น่าเชื่อ (Miracle)

1.5 การเจรจาต่อรองราคา (Price Negotiation) เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่ท่านจะต้องทำความเข้าใจจะทำอย่างไรที่จะได้รับราคาอย่างยุติธรรม ในขณะเดียวกัน ผู้ให้บริการสามารถดำรงธุรกิจอยู่ได้ และยินดีที่จะให้บริการท่านด้วยความเต็มใจ การเจรจาต่อรองนั้นเป็นศิลปะแขนงหนึ่งที่ไม่มีกฎเกณฑ์ตายตัว หากท่านมี Volume มากก็ได้เปรียบ แต่หากอยู่ฝ่ายเสียเปรียบควรจะทำอย่างไร ทั้งนี้เพื่อให้ธุรกิจของท่านได้สินค้าในราคาสมเหตุสมผล หรือขยายระยะเวลาการจ่ายเงินและต้นทุนสินค้าเป็นส่วนสำคัญที่สุดที่จะช่วยสร้างมูลค่าเพิ่มให้แก่องค์กรของท่าน จากจุดนี้จะทำให้ท่านสร้างกำไรส่วนเพิ่มให้แก่หน่วยงาน โดยผู้ทำหน้าที่นี้จะต้องเป็นผู้ที่มี code of Conduct หรือ Ethics จรรยาบรรณของนักจัดซื้อ

1.6 การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับคู่ค้าทางธุรกิจ (Relationship Management) เป็นอีกวิธีที่จะช่วยลดความซับซ้อน และทำงานให้ง่ายขึ้น โดยอาศัยความร่วมมือจากคู่ค้า ลดปํญหาปวดหัว และความไม่จำเป็นต่าง ๆ หากสายสัมพันธ์แน่นแฟ้นความผิดพลาดมากก็กลายเป้นผิดพลาดเล็กน้อย และความผิดพลาดเล็กน้อยก็ไม่เป้นไร สามารถช่วยเหลือกันได้ จะช่วยให้ท่านสามารถใช้เวลาที่มีอยู่ไปสร้างสรรค์งานอื่น ๆ ได้อีกมากมาย แต่อย่าให้ความสัมพันธ์เกินขอบเขตมิฉะนั้นจะทำให้ผู้อื่นเข้าใจผิดได้ ดังนั้นท่านจะต้องตระหนักในบทบาทของท่าน

2. Supply Chain ถือเป็นกลยุทธ์ทางธุรกิจ (Business Strategy)

ซึ่งผู้บริหารระดับสูงต้องทำความเข้าใจในบทบาทหน้าที่ของตนเองก่อนที่จะนำ Supply chain มาใช้ในองค์กรของท่าน
- ผู้บริหารระดับสูงสุดขององค์กรให้การสนับสนุน (Top management fully support)
- สร้างจิตสำนึกความเป็นเจ้าของให้กับพนักงาน (Ownership)
- มีการทำงานร่วมกันเป็นทีม และจุดหมายเดียวกัน (Team work management approach)
- เป้าหมายเดียวกันคือ สร้างความพึงพอใจให้ลูกค้า (Customer satisfaction)
- กำหนดวัตถุประสงค์หลักที่แน่นอน คือกำไร (Profit)

3. เครื่องมือสนับสนุนให้องค์กรประสบความสำเร็จ (Management Tools)

- Technology : Software, EDI, Internet, RFID และระบบติดตามรถขนส่งด้วย GPS (Global Positioning System) หรือ GPRS (General Pocket Radio Service) เป็นเทคโนโลยีเข้ามาควบคุมการขนส่ง (Real time) เพื่อไม่ให้ออกนอกเส้นทางที่กำหนดไว้ ถ้าคนขับรถออกนอกเส้นทาง สัญญาณจะเตือนที่บริษัทฯ เช่นรถบริการขนเงิน เป็นต้น ดังนั้นการเลือกใช้เครื่องมือต่าง ๆ ก็ขึ้นอยู่กับกำลังทรัพย์ของแต่ละท่าน และขนาดธุรกิจขององค์กรเป็นสำคัญ ไม่ใช่การลอกแบบบริษัทอื่นทุก ๆ อย่าง จะต้องคำนึงถึงระยะเวลาในการคืนทุนกี่ปี การซื้อ Software เป้นเรื่องสำคัญมาก เพราะมีภาระต่อเนื่องก็คือ ค่าบำรุงรักษา หากผู้ซื้อไม่มีความรู้ความชำนาญก็จะเสียเงินมากกว่าที่จะนำประโยชน์มาใช้ได้หรือใช้ได้ไม่ถึง 50 % เพราะไม่มี Software ค่ายใด Fit for used จะต้องนำมาปรับปรุงให่เหมาะกับข้อจำกัดของธุรกิจท่าน ถ้าต้องปรับปรุงมากค่าใช้จ่ายก็จะควบคุมได้ยาก และต้องกังวลกับการปรับปรุงโปรแกรม (Upgrade) ในอนาคตอีกด้วย

- การฝึกอบรม (Training) ประเด็นนี้สำคัญมาก ๆ พนักงานในองค์กรจะต้องมีส่วนร่วมในการทำกิจกรรม Supply Chain ต้องได้รับการฝึกอบรมให้เข้าใจบทบาทความรับผิดชอบของตัวเอง และให้ความร่วมมือในการสนับสนุนสร้างสรรค์งานที่ได้รับมอบหมาย หรือนำเสนอผลงานด้วยความเต็มใจ ในธุรกิจปัจจุบันองค์กรจะได้เปรียบกันตรงที่ใครมีบุคลากรที่มีคุณภาพมกกว่ากัน เพราะระบบอาจซื้อหามาได้ แต่คนคือทรัพยากรขององค์กรที่ต้องดูแลรักษา และการเพิ่มศักยภาพของบุคลากรให้มีควมรู้ควมเชี่ยวชาญในธุรกิจหลักของท่าน

- มีมาตรการตัววัดกิจกรรมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายกำหนด (KPI : Key Performance Indicator Measurement) โดยการกำหนดเป้าหมายที่เป็นรูปธรรมคือตัวเลขที่ชัดเจนว่าผลการดำเนินงานในแต่ละเดือนเป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่ ทั้งนี้เพื่อการปรับปรุงตัวเองให้รู้ก่อนที่จะสายเกินไป ควรจะเพิ่มประสิทธิผล ณ จุดใด ๆ บ้าง จึงจะทำให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ หรือเปรียบเทียบกับมาตรฐานอุตสาหกรรมที่เราอิงอยู่ (Industrial Standard)

4. การแต่งตั้งเจ้าภาพหรือผู้รับผิดชอบโครงการนี้ (Supply Chain Project Manager)

ผู้ที่ทำหน้าที่นี้จะต้องมีบุคลิกในการเป็นผู้นำที่ดี สามารถสร้างบรรยากาศในการทำงานเป้นทีมภายใต้ความกดดันต่าง ๆ ด้วยความยุติธรรม และสร้างความศรัทธาให้เกิดความไว้วางใจให้กับทีมงาน บุคคลผู้นี้จะต้องเข่าใจกระบวนการของโซ่อุปทาน และการนำเทคนิคไปใช้ สามารถชี้แนะ แก้ปัญหาและอุปสรรคโดยนำพาผู้เกี่ยวข้องไปในทิศทางที่ต้องการได้ด้วยความเต็มใจ ซึ่งจะก่อให้เกิดประสิทธิผลตามเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้

5. การนำไปปฏิบัติจริง

- กำหนดเป้าหมายกระบวนการที่จะทำการลดต้นทุนและระยะเวลา โดยจัดลำดับความสำคัญ เลือกเฉพาะรายการที่ก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่มากให้แก่องค์กรมาปฏิบัติก่อน โดยใช้หลัก Pareto 80/20 rules
- วางแผนการปฏิบัติ (Action Plan) โดยการกำหนดวันเริ่มต้น และวันสิ้นสุดของแต่ละโครงการพร้อมทั้งติดตามและสรุปประเมินผลทุก ๆ เดือน (ในลักษณะกัดไม่ปล่อย)
- สำหรับโครงการที่ต้องอาศัยความร่วมมือภายในหน่วยงาน โดยการลดหรือยกเลิกขั้นตอนที่ก่อให้เกิดมูลค่าเพิ่มให้แก่หน่วยงาน ซึ่งจะช่วยลดระยะเวลา และต้นทุน ในที่สุดก็จะทำให้ท่านได้รับกำไรส่วนเพิ่ม
- การให้รางวัล หรือผลตอบแทนกับทีมงานที่สามารถบรรลุแผนงานที่วางไว้ เพื่อการกระตุ้นให้เกิดการสร้างสรรค์และปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในอนาคต เพื่อให้เกิดความแตกต่างระหว่างพนักงานที่ทุ่มเทในการทำงานซึ่งต้องทำทั้งงานหลักและงานพิเศษที่ได้รับมอบหมายให้ดีและควรระวังที่จะไม่ให้รางวัลกับคนที่ไม่ทำงานหลัก การให้รางวัลต้องชัดเจนสามารถอธิบายจากเป้าหมายหรือแผนงานที่วางไว้ตั้งแต่ต้นปี

          ถึงตรงนี้ท่านคงได้รับประโยชน์จากการนำโซ่อุปทานมาปรับใช้กับองค์กร และคงพอเข้าใจได้บ้างว่าการทำงานที่มองด้านเดียว หรือเฉพาะในส่วนของเรา ไม่สามารถสร้างมูลค่าเพิ่มได้อีกต่อไปในธุรกิจยุคใหม่ การทำงานแบบข้ารู้เรื่องทุกเรื่องคนเดียวไม่สามารถสู้คู่แข่งได้ในยุคไฮเทคนี้ แต่การทำงานระบบทีมเวิร์คจะเข้ามาแทนที่ โดยเฉพาะการนำ Supply Chain ไปใช้ในองค์กร ท่านจะต้องมีความมุ่งมั่นและตั้งใจจริงที่จะทำให้สำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ จะทำให้พนักงานของท่านมีความใกล้ชิดสนิทสนมกันมากขึ้น เปิดโอกาสให้เรียนรู้การทำงานของหน่วยงานอื่น ๆ ในที่สุดจะสามารถสร้างบรรยากาศการทำงานให้ดีขึ้น และถ้ารักษาบรรยากาศการทำงานที่ดีให้ดำรงอยู่ได้ ก็จะช่วยให้ท่านสร้างวัฒนธรรมองค์กรใหม่ที่ดีมีประสิทธิภาพ ส่งเสริมให้องค์กรของท่านเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ และมีการปรับปรุงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
          ในยุคนี้ทศวรรษหน้า ธุรกิจจะแข่งขันที่ตัวพนักงานในองค์กรซึ่งมีความรู้ความชำนาญ มีศักยภาพ ทำงานร่วมกันเป็นทีม มีสำนึกในความเป็นเจ้าของ ในธุรกิจหลักของแต่ละบริษัทฯ ก็จะได้เปรียบคู่แข่งขัน โดยเฉพาะบริษัทฯ ข้ามชาติได้เล็งเห็นความสำคัญเกี่ยวกับการลงทุนด้านบุคลากรมาก และปลูกฝังให้พนักงานมีแนวความคิดว่าสถานที่ทำงานคือบ้านหลังที่ 2 ของพวกเขา เพื่อที่พวกเขาเหล่านี้อยากจะมาทำงาน และนำเสนอผลงานคุณภาพด้วยความเต็มใจ